Manual de usuario — VeriFactu para AppVanza CRM

Productor: Input Creativity SL (NIF B18978924) · Módulo libre (clean-room) basado en las

especificaciones públicas de la AEAT.

Versión del manual: 1.7.2 (15-sep-2026) · Se aplica a la versión 1.7.2 del módulo.

1. Qué es VeriFactu y qué hace este módulo

VeriFactu es el sistema de la Agencia Tributaria (AEAT) que obliga a los sistemas de facturación a registrar cada factura emitida (alta, anulación y rectificación), firmarla electrónicamente y conservarla a disposición de la AEAT. Las obligaciones entran en vigor el 1 de enero de 2027 si su empresa tributa por el Impuesto sobre Sociedades, y el 1 de julio de 2027 en el resto de casos (autónomos y profesionales). Este módulo, instalado en su AppVanza CRM, hace automáticamente todo el trabajo:

2. Configuración inicial (una sola vez, la hace su administrador)

Desde el menú VeriFactu → Configuración:

1. Certificado electrónico (P12/PFX): suba el certificado de su empresa (sello o representación) y su contraseña. El módulo valida vigencia y genera el archivo seguro.
2. Número de instalación: es el que Input Creativity SL le asigna a su despliegue (1, 2, 3…). Cada cliente recibe el suyo; no hay trámite con la AEAT por su parte.
3. Modo:
4. Pruebas (preproducción): entorno de la AEAT para comprobar que todo funciona.
5. Producción: entorno real (obligatorio desde 1-ene-2027 para sociedades y 1-jul-2027 para autónomos y profesionales).
6. Datos del productor: ya vienen rellenos con los datos de Input Creativity SL; no los cambie (deben coincidir con la declaración responsable).
7. Modo VeriFactu / NoVeriFactu: deje "VeriFactu" para el registro automático normal. En "NoVeriFactu" el módulo sigue generando, firmando y encadenando los registros y los eventos, pero no los envía a la AEAT: quedan conservados a su disposición (§2.4).

💡 Importante: el cambio de pruebas a producción reinicia la cadena de huellas

(la AEAT de producción no conoce los registros de pruebas). El módulo le pedirá confirmación

explícita la primera vez.

2.1 Pasar de pruebas a producción: qué se hace con las pruebas

Mientras el CRM está en Pruebas (preproducción) las facturas, anulaciones y abonos que se emitan son de prueba: se registran en el entorno de pruebas de la AEAT y no tienen ningún valor fiscal. Antes de pasar a Producción hay que limpiarlas, por dos motivos:

• al cambiar de entorno, la cadena de huellas empieza de cero (la AEAT de producción no conoce nada de lo enviado en pruebas);
• las facturas de prueba ocupan numeración que después se usaría en las facturas reales.

Quién lo hace: su administrador (o Input Creativity SL) desde VeriFactu → Configuración → tarjeta «Datos de preproducción (pruebas)». También está disponible:

• la casilla «Al pasar a Producción, borrar los datos de preproducción» del propio formulario, que lanza la limpieza en el mismo momento del cambio de entorno;
• un comando de consola para el servidor, si se prefiere hacerlo por línea de comandos.

Qué borra y qué no (garantías del módulo):

Recomendación: si solo quiere poder repetir las pruebas sin liarse con la numeración, desmarque la casilla de facturas y limpie solo los registros. Así el CRM no recicla números y no se encuentra con rechazos por duplicado (ver §2.2). Si prefiere empezar de cero, limpie también las facturas: el módulo reinicia la numeración, pero entonces apunte hasta qué número se envió, porque la AEAT no lo olvida.

2.2 Números ya enviados: cómo evitar el rechazo «duplicado» (3000)

La AEAT no olvida lo que ha recibido. Si se le vuelve a enviar el mismo NIF, el mismo número de factura y la misma fecha, responde 3000: Registro de facturación duplicado y el registro queda Incorrecto. Es lo que ocurre cuando, tras una limpieza de pruebas, el CRM reutiliza un número que ya se había enviado (la limpieza libera la numeración). Para evitarlo, desde la versión 1.6 el módulo:

1. Anota cada número que la AEAT acepta (con su fecha, importe y estado) en un fichero del propio CRM: writable/verifactu_numeros_enviados.json. La limpieza de pruebas no borra ese fichero.
2. Avisa si al emitir una factura (o un abono) se intenta enviar otra vez ese número con esa fecha: deja un aviso en el registro de actividad del CRM indicando cuándo se envió, con qué estado y qué hacer («cámbiele el número o la fecha»). El aviso no bloquea la emisión: puede ser legítimo (por ejemplo, una anulación) y la decisión es suya.
3. Muestra la lista en VeriFactu → Configuración → «Números ya enviados a la AEAT», para poder consultarla antes de numerar las pruebas.

💡 En producción no hay nada que duplicar (no hay registros previos), así que este aviso solo

aparece en pruebas. Puede borrar el fichero a mano cuando empiece de cero.

2.3 Aviso de versión nueva del módulo

El CRM de AppVanza no trae un actualizador propio: el botón «Actualizar» de Ajustes → Plugins solo puede mostrar información, y subir un ZIP de un módulo ya instalado lo rechaza el propio CRM («Este complemento ya está instalado»). Por eso, desde la versión 1.6, el módulo es el que avisa:

• VeriFactu → Configuración → «Versión del módulo» muestra la versión instalada y la última publicada, con un botón «Comprobar ahora».
• Si hay una versión nueva, aparece un aviso con qué cambia, el enlace de descarga y el SHA-256 para comprobar el fichero.
• El mismo aviso sale en la ventana Ajustes → Plugins → VeriFactu → ⋮ → Actualizar, que es donde se va a actualizar.
• La comprobación se hace también una vez al día de forma automática.

La comprobación consiste en descargar un fichero público de versiones (https://appvanza.com/verifactu_ultima_version.json): no envía ningún dato de su empresa, de sus facturas ni de sus clientes, y no afecta al registro en la AEAT (si no hay conexión, simplemente se muestra «no se pudo comprobar» y todo sigue funcionando).

💡 Cómo se actualiza: Ajustes → Plugins → ⋮ → Borrar VeriFactu → Subir el ZIP nuevo →

Instalar → Activar. Al borrar se van solo los ficheros del módulo: su configuración, el

certificado, los registros enviados, los JSON firmados y el registro de números ya enviados

se conservan (están fuera de la carpeta del módulo, en la base de datos, files/Verifactu/ y

writable/). La versión nueva trae su declaración responsable y su registro de cambios (§8).

2.4 Modo No VeriFactu: registrar sin enviar a la AEAT

El módulo puede funcionar de dos maneras, y se elige por empresa en VeriFactu → Configuración («Modo VeriFactu / NoVeriFactu»):

Lo que debe saber si trabaja en No VeriFactu:

1. Al cambiar de modalidad se genera un evento: al entrar, «inicio de No VeriFactu»; al salir, «fin de No VeriFactu» (art. 9 de la Orden HAC/1177/2024). Los ve en VeriFactu → Eventos.
2. No se envía nada y por tanto la AEAT no tiene esos registros: si valida el QR de una factura de esa etapa, la sede responderá que no está registrada — es lo correcto en esta modalidad (el QR de estas facturas es el específico ValidarQRNoVerifactu).
3. Los registros no se pierden: se firman igual que los demás y quedan en VeriFactu → Registros con el estado «Conservado · No VeriFactu (no se envía)». Puede descargar su JSON firmado.
4. No se envían después, ni aunque vuelva a VeriFactu: pertenecen a la etapa No VeriFactu y la norma no pide remitirlos. Desde el cambio a VeriFactu, las facturas nuevas vuelven a registrarse y enviarse con normalidad.
5. Si la AEAT le requiere esos registros, se le entregan: son los JSON firmados que tiene en el CRM.
6. La obligación de inalterabilidad sigue aplicando: una factura emitida (en cualquier modalidad) no se puede modificar ni borrar; se anula o se abona.

⚠️ Antes de pasar a Producción, si ha estado en No VeriFactu, tenga en cuenta que esas facturas de

prueba no están en la AEAT: es lo esperado. Los registros de prueba se limpian con la herramienta de

limpieza de preproducción (§2.1).

3. Emitir una factura: paso a paso (y qué ocurre en la AEAT)

El módulo incorpora IVA % y Descuento % en cada línea de la factura.

3.1 En el CRM

1. Cree la factura con un cliente que tenga NIF/CIF válido (el registro lo exige: sin NIF, la AEAT lo rechaza).
2. En cada línea indique su IVA % (21, 10, 4, 0… o «Sin IVA» si es exenta) y su Dto % si aplica. El total se calcula línea a línea: base − descuento + IVA, menos la retención global.
3. En la cabecera solo queda la Retención IRPF como impuesto global (si procede). El IRPF no forma parte del registro que se envía a la AEAT.
4. Emita la factura: púlsela como «Marcar como no pagada» (no la deje en borrador). Ese cambio de estado es el que dispara el registro.

Ejemplo: línea de 50 € con IVA 21 % y Dto 10 % → base 45 + IVA 9,45 = 54,45 €. La AEAT recibe 54,45 € (sin IRPF, que no forma parte del registro).

3.2 Qué hace el módulo en ese mismo momento

1. Genera el registro de alta con los datos fiscales de la factura: número y fecha, NIF del emisor y del destinatario, desglose de IVA (base, tipo y cuota) y total.
2. Le añade la huella SHA-256 encadenada con el registro anterior (cadena inalterable) y lo firma electrónicamente con su certificado (XMLDSig).
3. Lo envía a la AEAT al instante. Si el envío falla (red, certificado, tiempo de espera que pida la AEAT), el registro queda en cola y el cron del servidor lo reintenta cada pocos minutos.
4. Guarda el JSON firmado del registro, descargable desde VeriFactu → Registros.

3.3 Qué hace la AEAT

La AEAT no «sustituye» su factura: incorpora el registro a su sistema, lo encadena con los registros anteriores de su empresa y le devuelve el resultado de ese registro:

3.4 Qué debe esperar

⚠️ Genere el PDF después de emitir: el QR se estampa al crear el documento, así que emita

primero y envíe el correo/PDF después (desde el borrador saldría sin QR).

Operaciones especiales

• Cliente extranjero (exportación): si no se aplica IVA, el módulo registra la operación como exenta (E2) automáticamente.
• Varias tasas en la misma factura: el desglose se agrupa por tipo de IVA (p. ej. 21 % y 10 % en una misma factura).

4. Anular una factura y emitir abonos

4.1 Qué usar en cada situación

⚠️ Criterio: la anulación es para facturas emitidas por error (los datos no reflejan la

realidad: cliente o fechas equivocados, factura duplicada, operación inexistente). Si lo que cambia es

el precio o el servicio —o el cliente devuelve el producto—, lo correcto es la **factura

rectificativa de un abono, que es lo que hace el módulo por defecto. Nunca se envían las dos cosas**

por la misma operación: es un solo registro en cada caso.

4.2 Anular una factura, paso a paso

1. Abra la factura y cambie su estado a «Cancelada».
2. El módulo, en ese momento, comprueba si la factura tenía alta registrada en la AEAT (si no la tenía —por ejemplo, facturas anteriores a la implantación— el registro se envía marcado como anulación sin registro previo), genera el registro de anulación (número y fecha de la factura y NIF del emisor), lo encadena con la huella del registro anterior, lo firma y lo envía a la AEAT. Si el envío falla, el registro queda en cola y el cron lo reintenta.
3. Qué hace la AEAT: no borra nada. Incorpora un registro de anulación nuevo encadenado al alta y contesta con el resultado de ese registro. La factura original sigue existiendo en su sistema, ahora con el estado anulada.
4. Qué debe esperar:

⚠️ Una anulación no se puede deshacer. Si canceló una factura por error, emita una nueva.

4.3 Abonos (notas de crédito), paso a paso

El abono se prepara en borrador (igual que una factura): se ajusta con calma y se registra al emitirlo. Así se pueden corregir precios, cantidades o descuentos antes de que exista ningún registro.

1. Cree el abono desde la factura original: ábrala y use ⋮ → Nota de crédito. Es importante crearlo desde la factura: así queda vinculado a ella, y esa vinculación es obligatoria para que la AEAT acepte la rectificativa. El CRM crea el abono copiando todas las líneas en negativo.
2. El abono queda en BORRADOR: no se ha registrado nada todavía y no hay QR. La factura original sigue contando como emitida hasta que el abono se emita.
3. Ajuste el abono con el botón Editar de su ficha:
4. cambie precio, cantidad, descuento (%) o IVA (%) de las líneas,
5. añada líneas nuevas o borre las que no procedan,
6. escriba la nota que quiera. Es el momento de hacer un abono por diferencia de precio, por cantidades distintas o con descuento: no tiene que ser una copia exacta de la factura.
7. Emita el abono: en su ficha, botón «Emitir el abono y registrarlo en la AEAT». En ese momento el módulo:
8. cuadra el abono: recalcula y guarda subtotal, descuento, IVA e IRPF a partir de las líneas definitivas (con el IVA % de cada línea), para que el importe que ve en el CRM, el del PDF y el del QR sean el mismo que el del registro que se envía,
9. registra una única factura rectificativa con las líneas definitivas: R4 (sustitución) si el abono cubre el 100 % de la factura original, o R1 (por diferencias) si es parcial,
10. marca la factura original como abonada,
11. la encadena y la firma igual que un alta, y la envía al momento.
12. Qué hace la AEAT: acepta un registro nuevo de tipo rectificativa. No borra ni modifica el alta original: la corrección queda documentada por el registro nuevo.
13. Qué debe esperar:

💡 Si empieza un abono y no lo va a usar, bórrelo: al estar en borrador no hay nada registrado ni

enviado. Mientras exista un abono sin emitir, el CRM no dejará crear otro para la misma factura,

para no duplicar la rectificativa.

⚠️ El abono debe crearse desde la factura. Si se crea una nota de crédito suelta (sin factura

de origen), el módulo no puede registrarla —la AEAT exige indicar qué factura se rectifica— y

deja un aviso en el registro del sistema. En ese caso, anule ese abono suelto y créelo desde la

factura.

4.4 Una factura registrada no se puede editar

Cuando una factura ya tiene registro en la AEAT, el módulo bloquea la edición de sus datos fiscales (cliente, fechas, impuestos, importes, líneas), el borrado de sus líneas y su propia eliminación, con un aviso en pantalla. Es la obligación de inalterabilidad de la normativa. Para corregirla: cancele la factura (si fue un error) o cree un abono (si es una devolución), y emita una nueva si procede.

💡 Lo mismo vale para las facturas emitidas en modo No VeriFactu (aunque no se hayan enviado): una

factura emitida no se modifica ni se borra; se anula o se abona.

⚠️ Si alguna vez desaparece una factura que tenía registro (por ejemplo, borrada desde fuera del CRM),

el módulo deja constancia: escribe un aviso en el registro del sistema, genera un **evento de

anomalía (art. 9 de la Orden HAC/1177/2024) y lo muestra en VeriFactu → Configuración** como

«registro huérfano». Avise a Input Creativity SL: una factura registrada es inalterable y hay que valorar

restaurarla.

5. Qué debe esperar (flujo diario)

1. Emite facturas con normalidad; el módulo las registra en segundo plano (cada pocos minutos).
2. El PDF de la factura muestra el QR VeriFactu (válido en la web de la AEAT).
3. En VeriFactu → Registros ve el estado de cada envío (Pendiente / Correcto / Incorrecto), el tipo de cada registro (factura F1, rectificativa R1/R4, anulación…) y puede descargar el JSON firmado de cada registro.
4. En VeriFactu → Consulta AEAT puede pedir a la AEAT el listado de sus facturas registradas de un periodo (con su estado y fecha de presentación).
5. En VeriFactu → Eventos se conservan los eventos del sistema (resúmenes, anomalías…).
6. En VeriFactu → Declaraciones está el histórico de declaraciones responsables del productor por versión, cada una con su fecha de suscripción (la de su firma electrónica), quién la firmó y su SHA-256 para poder comprobar el PDF descargado.

⚠️ En modo pruebas, el QR apunta al entorno de preproducción de la AEAT: la app oficial

del móvil no lo validará (solo la web de pruebas). En producción el QR valida con normalidad.

5.1 Exportar los registros de un periodo (entrega a la AEAT o cambio de sistema)

La normativa exige que el sistema permita exportar a un soporte externo todos los registros de facturación generados en un periodo (art. 8.2 de la Orden HAC/1177/2024). Está en VeriFactu → Configuración → tarjeta «Exportar registros»:

1. Indique Desde y Hasta: son fechas de generación del registro, no de expedición de la factura. Si deja las dos en blanco, se exporta todo lo conservado.
2. Marque el ámbito: registros de facturación (altas, anulaciones y subsanaciones), registros de evento, o los dos.
3. Pulse Previsualizar para ver cuántos registros entran en el periodo y cuáles son; después, Exportar y descargar ZIP.

El ZIP contiene los JSON firmados tal y como los conserva el sistema (no se rehacen: su firma electrónica sigue siendo válida), organizados en facturacion/ y eventos/, más un manifiesto con la identificación de cada registro, su huella y el SHA-256 de cada fichero, y un LEEME.txt con el periodo, la empresa y el contenido. Al terminar, el módulo registra el evento de exportación que exige la norma (art. 9.1 de la Orden).

💡 Es la vía para entregar los registros a la AEAT si se los requiere y para **cambiar de

sistema** sin perder nada. No sustituye a las copias de seguridad del CRM: es la exportación

oficial de los registros conservados.

6. Nota legal (importante)

• La declaración responsable del productor (Input Creativity SL) está disponible en VeriFactu → Configuración y en VeriFactu → Declaraciones. Usted no presenta ninguna declaración: solo recibe su número de instalación de Input Creativity SL.
• La normativa vigente (Real Decreto 1007/2023 y Orden HAC/1177/2024, con los plazos ampliados por el RDL 15/2025) obliga a los sistemas de facturación a partir del 1 de enero de 2027 si su empresa tributa por el Impuesto sobre Sociedades, y del 1 de julio de 2027 si es autónomo, profesional o queda fuera de ese impuesto. Verifique siempre el estado normativo vigente en la web de la AEAT.
• La declaración responsable del productor no se presenta ante la AEAT ni genera acuse: es responsabilidad de Input Creativity SL (se firma, se incorpora al propio programa y se conserva por versión a disposición de la AEAT y de sus clientes).
• Conserve sus certificados electrónicos y renueve antes de su caducidad (el módulo muestra la fecha en la configuración).

7. Solución de problemas rápida

8. Registro de cambios del módulo

Este registro se actualiza con cada versión del módulo. La versión del manual coincide con la del

software y con la de la declaración responsable publicada en el plugin.

Documento generado por Input Creativity SL. Para soporte: clientes@inputcreativos.es · 652295585.